Tudatos cégvezetés - üzleti terv

Már az üzleti terv készítésekor, tervezéskor figyelmet kell fordítani arra, hogy a leírtakhoz lehetőleg mindig kerüljön a későbbi eredményességet, haladást objektíven mutatni képes mérőszám. Egy-egy adott rész teljesülési fokát különböző mérőszám mutathatja meg. Ezeknek a mérőszámoknak, mérőszám rendszereknek (KPI) a meghatározásához, rendszerbe foglalásához adunk néhány tippet, segítséget.

Mi az a KPI, és miért van rá szükség? 

KPI  Key Performace Indicator. Vagyis Kulcs Mutatószám Rendszer. Ezzel lehet mérni az üzleti terv egyes elképzeléseinek – ötleteinek eredményeit, alátámasztva annak sikerességét, vagy rámutatni az esetlegese javítandó pontokra.

Ez sokszor egyszerűnek, magától értetődőnek tűnhet. Tapasztalataink azonban azt mutatják, hogy a megbízóink sokszor nem rendelkeznek kialakított teljesítménymutató rendszerrel (KPI rendszerrel), vagy ha mégis, akkor is felületes és esetleges annak tartalma.

A témával kapcsolatos írásunk természetesen nem lehet teljes körű, hiszen ahány üzleti elképzelés, annyi probléma, akadály merülhet fel a mérőszámok egzakt meghatározása során. A hatékony, eredményes KPI rendszerre nincs egyértelmű recept, de irányelvek, amik mentén érdemes gondolkozni róla vannak. Most arra törekszünk, hogy az általános jellegű problémákat, feltételeket, és célokat összefoglaljuk, hogy iparág-, és cég független leírást adjuk a teljesítménymutatók rendszeréről.

Egy jól kialakított mutatószámrendszer egy jól szervezett vállalkozás elengedhetetlen eszköze és nagyon fontosnak tartjuk, hogy már az üzleti tervezés során gondolkozzunk róla, rögzítsük őket. 

Szükségessége és hasznossága 

Jó ha már a meghatározáskor tudjuk milyen szempontból fogjuk később használni az egyes mérőszámokat. A későbbi használata ugyanis meglehetősen változatos lehet.

Stratégia teljesülése:
Mi a Tudatos Cégvezetésnél, úgy gondoljuk, hogy az leglényegesebb funkciója a KPI mutatószám rendszernek a céges stratégia célok teljesülésének mérése. Nem elég, ha a cég vezetője – a vállalkozó, tulajdonosai meghatározzák a vállalat stratégiáját, és küldetését (az elérendő célokat), azokat mérni is szükséges. Ha nem mérjük a célok megvalósulásának mértékét, akkor nem leszünk tisztában azzal, hogy a vállalkozás a megfelelő irányba tart-e, és azt az elvárt teljesítménnyel teszi-e. Ugyan ez igaz, ha csak egy adott új üzleti ötlet eredményességét szeretnénk mérni.

KPI mint diagnosztikai eszköz:
Sok esetben a folyamatokban rejlő hibákat az azokban dolgozó emberek nem képesen felismerni, ami adódhat a rutinszerűvé vált munkavégzésből, a szervezeti egység méretéből, de szinte törvényszerűen megjelenő „üzemi vakságból”, a belső nézőpont csőlátásából adódóan. Vagyis a ha valaki nyakig benne van a businessben nem biztos, hogy objektíven tudja ezeket szemléin. Ezért lehet jó egy külső szem. 

A folyamatokhoz jól illeszkedő teljesítménymutató rendszer optimális esetben már a tényleges probléma felerősödése előtt jelzést adhat a a cég vezetője - vállalkozó számára , hogy valami nem az kívánt vagy tervezett módon történik, tehát eltérések várhatók az üzleti terven. 

Szervezeti és egyéni célok összehangolása:
A céges stratégia célokból kell lebontani az egyes szervezeti egységek (egyedi) céljait, így lehetséges az, hogy a céges stratégiai célok harmonizáljanak a szervezeti célokkal, így a benne dolgozó szervezeti tagok egyéni céljaival (teljesítménymenedzsment, TÉR) is.

Szervezeti egységek lehetnek: marketing, értékesítés stb. Még akkor is ha nincs minden területnek külön szervezeti egysége akkor is érdemes ezeket külön kezelni. Akár egy egyéni vállalkozás esetében is lehet fő üzleti célokat támogatóm egymástól részben vagy egészében független, marketing és az értékesítési tevékenységeket meghatározni.

Visszajelzés a munkatársak/alvállalkozók munkájáról:
Egy jól kialakított rendszernek visszajelzést kell adnia minden érintett számára, igazolva munkájuk eredményességét és jelezve annak hibáit, hiányosságait. ( Ha egyéni vállalkozás vagy akkor vélhetőleg vannak alvállalkozóid, akik segítenek bizonyos feladatokban. Ilyen például a marketing)

Akciótervek kidolgozása:
A kapott eredmények alapján érdemes kidolgozni konkrét akcióterveket, amelyekkel az adott folyamatokat a céges (vagy szervezeti egységek) stratégia céljai felé terelhetjük. Majd az eltérésekre alkalmazott akciótervek eredményességét is újfent a KPI rendszer segítségével lehet ellenőrizni.

Kihívások a teljesítmény mutató rendszerrel kapcsolatban:

A mutatóhoz szükséges adatok, és mutató számítása több időt vesz igénybe, mint, amennyi haszonnal az járna. Egy rendszer felülvizsgálata, vagy kialakítása során halmozottan figyelni kell arra, hogy csak olyan mutatókat használjunk, amelyeknél a befektetett idő megtérül és segít a célok elérésben. 

Ha nem tisztázzuk egy mutató szükségességét, számítási módját az kollégák/alvállalkozók felé, akkor hajlamosak azt figyelmen kívül hagyni, mivel úgy érezhetik, hogy arra semmilyen ráhatásuk sincs.

A rendszert úgy alakítjuk ki, hogy a munkatársak/alvállalkozók képesek a teljesítménymutatót manipulálni úgy, hogy az a ténylegestől eltérőt, rájuk nézve kedvezőt mutasson. 

Fontos tudni! Sokszor nem manipulációról van szó, hanem olyan dolgokat akarunk mérni ami ténylegesen nem, segít hozzá a célhoz csak mi gondoljuk azt, hogy ez fontos. Vagy éppen jól mutat a statisztikákban, jól hangzik az értékelésnél. Ezeket szokták némi iróniával hiúsági mutatóknak nevezni. Pl. ha egy cégnél az egyik értékesítései csatorna a honlap, akkor az kevésbé érdekes mennyien látogatnak el a honlapra. Illetve érdekes, de csak a konkrét értékesítési mérőszámokkal együtt. 

A hatékony, és funkcionálisan jól kialakított KPI rendszer feltételei

Egy hatékony, és főként hasznos KPI rendszer kialakítása során használhatunk egy nagyon egyszerű, de lényegre törő sorvezetőt, amely a teljesítménymutató céljaival kapcsolatos elvárásokat foglalja össze. Ezt a szakirodalomban SMART céloknak nevezzük.

• S, mint specifikus, vagyis részletes, mindenki által érthető (világos célok).
• M, mint mérhető, vagyis a kitűzött cél megvalósulását, annak mértékét számszerűsíteni, ellenőrizni tudjuk.
• A, mint attraktív, vagyis kihívást jelentő, vagyis a cél által kitűzött eredmények elérése kihívást jelent.
• R, mint reális, vagyis legyen „témába vágó” és elérhető.
• T, mint tervezett időtartamra szóló, vagyis legyen belátható időszakon belül megvalósítható.

Ahhoz, hogy a célok által kitűzött eredmények elérhetőek legyenek, és támogassák a vállalkozást a stratégia által kitűzött úton, a fentebbi kritériumrendszernek szükségszerűen meg kell felelnie. A stratégiában meghatározott célok megvalósítását kell, hogy támogassa a kialakított menedzsment koncepció, mely nem más, mint egyfajta képesség arra, hogy a meglévő adatfolyamatból a KPI-k meghatározásával, és teljesítményértékelő rendszer kiépítésével az adatok halmazából ki tudják emelni azt az információt, amely alapja a gyors döntési mechanizmusoknak.

Hogyan határozzunk meg egy KPI-t?

A KPI-k meghatározása nem egyszerű feladat. A fő teljesítménymutatók lényege, hogy mindegyik egy bizonyos üzleti cél megvalósításához kötődik. A KPI-ket a kritikus üzleti célok alapján kell meghatározni.

Ehhez a következő hét lépéseket érdemes követni:

1. Mi a kívánt végeredmény?
2. Miért jelentős ez a végeredmény?
3. Hogyan mérhetjük majd az előrehaladást?
4. Hogyan befolyásolhatjuk a végeredményt?
5. Ki a felelős az üzleti végeredményért?
6. Honnan fogjuk tudni, hogy elértük a kívánt végeredményt?
7. Milyen gyakran értékeljük majd az előrehaladást a folyamat során? 

Összegzés

Összességében elmondható, hogy nem csak céges szinten, de szervezeti egységekre bontva is alkothatunk – sőt, alkotnunk kell – mutatószámokat. Ami a legfontosabb, hogy egy egymásra épülő, koherens rendszert alkossanak, ahol minden egyes mutatónak van funkciója és felhasználója.

Debreczeni László és Hajdu Máté - üzleti terv tanácsadók

KÉRDÉSED, VÉLEMÉNYED, SAJÁT TAPASZTALATOD VAN?

KÍVÁNCSIAK VAGYUNK RÁ! OSZD MEG VELÜNK!

Írj nekünk a uzletiterv@tudatoscegvezetes.hu címre vagy görgess le az oldal aljára és egyből írhatod is